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TEM (Telecom Expense Management): saiba como se organizar

por Telbrax, em 13 de junho

TEM

 

Quando se pensa em otimizar custos e recursos de Tecnologia da Informação (TI) e Telecomunicações (Telecom), a aplicação da metodologia TEM (Telecom Expense Management – Gerenciamento de Despesas de Telecom) é a mais recomendável. Seu principal objetivo é gerenciar as despesas com a manutenção e operação dos recursos de TI e Telecom – infraestrutura, redes LAN e WAN, serviços de telefonia fixa e móvel, internet dedicada e Wi-Fi, cloud computing e data center, aplicativos, sistemas, locação de equipamentos (impressoras, projetores, etc.), dentre outros.

Em nosso post de hoje, entenda o TEM (Telecom Expense Management) e aprenda a organizar melhor a sua empresa. Confira!

Metodologia TEM

Existem duas subdivisões da metodologia TEM, são elas:

MDM (Mobile Device Management – Gerenciamento de Dispositivos Móveis)

Utiliza aplicativos para padronização de operações e tráfego de dados e estabelece protocolos de segurança da informação entre os dispositivos móveis utilizados na empresa, tais como: palmtops, laptops, notebooks, tablets, smartphones, etc.

WEN (Wireless Expense Management – Gerenciamento de Despesas com Serviços de Comunicação sem Fio)

Gerencia as despesas de aquisição, operação e manutenção de dispositivos móveis associadas às despesas de serviços de comunicação sem fio, já que um não funciona sem o outro e seu comportamento de custo é diretamente proporcional — ou, pelo menos, pode ser mapeado para estabelecer se existe coerência nas faturas de cobrança das operadoras de serviços.

Veremos a seguir como o profissional de TI pode se organizar para aplicar a metodologia TEM e gerar ganhos significativos em desempenho, redução de desperdícios e de custos.

Infraestrutura

A padronização dos equipamentos de TI e Telecom favorece a redução de custos de aquisição e manutenção, além de evitar transtornos causados por incompatibilidades técnicas — assim a produtividade e a otimização de custos ficam garantidos.

Telefonia fixa

Implantar um sistema de tarifação vinculado ao PABX, que meça o uso dos serviços de telefonia fixa em cada setor, auxilia no mapeamento do volume de ligações comerciais e inibe as ligações particulares, que podem passar a ser cobradas dos responsáveis.

Telefonia móvel

Mapear o volume de ligações realizadas para cada operadora pela equipe empresarial ajuda na escolha da empresa de telefonia móvel mais adequada e facilita a negociação de contratos mais vantajosos para o fornecimento de serviços e de aparelhos celulares.

Acessar as faturas de telefonia móvel e monitorar as ligações que ocorreram em horários fora do expediente de trabalho e nos finais de semana possibilita a cobrança de ligações particulares realizadas nos celulares corporativos. Esta medida também possibilita contestar cobranças indevidas que, eventualmente, sejam lançadas nas faturas e que podem estar em desacordo com o contrato realizado com a operadora de telefonia.

Locação de projetores

O volume de treinamentos realizados numa empresa define se é vantajoso adquirir projetores (data show) ou fazer a sua locação — considerando que o custo de manutenção deste tipo de equipamento é alto e na maioria das vezes fica mais tempo ocioso do que em uso na empresa. Em alguns casos, compensa mais ter um aparelho de TV Smart, que permite sua acoplagem a computadores para projeção de treinamentos, pois estes aparelhos têm um ciclo de vida longo e custo de manutenção baixo. Oferecer alternativas tecnológicas traz ganhos de imagem para TI e redução de gastos.

Locação de impressoras

A locação de impressoras permite a redução de custos porque desonera a equipe de TI de se preocupar com a obsolescência destes equipamentos, que podem ser trocados por modelos mais modernos sempre que for necessário, fazendo pequenos ajustes contratuais e também de se preocupar com a compra de toner e peças de reposição, já que a manutenção é totalmente assegurada pelo locador. Assim, sobra mais tempo para TI se dedicar a atividades mais estratégicas.

Monitoramento de uso de impressoras

Existem aplicativos que permitem quantificar o consumo de papel e ratear os gastos com locação de impressoras e serviços de impressão para cada centro de custo da empresa. Geralmente, quando se divulga o ranking de consumo de papel, os usuários se conscientizam e reduzem as impressões desnecessárias.

Serviços de Internet

Manter um serviço de internet banda larga tem um custo-benefício inferior ao de disponibilizar um serviço de internet dedicada, considerando que na banda larga o serviço de tráfego de dados é compartilhado e fica muito lento nos momentos de pico de uso, contribuindo para a perda de tempo das equipes de trabalho e causando insatisfações.

Já a internet dedicada assegura um canal exclusivo para tráfego de dados da empresa e todos ganham na economia de tempo proporcionada pela velocidade de processamento de dados e pela melhoria da segurança das informações.

A internet Wi-Fi pode ser disponibilizada na empresa para uso por convidados e visitantes em geral, pois permite isolar essas comunicações da rede lógica interna, reduzindo os gastos com sistemas de segurança da informação.

O papel do profissional de TI é demonstrar para a direção da empresa essas nuances que diferem uma modalidade de serviço da outra, que muitas vezes passam despercebidas, mas que causam ganhos de produtividade e economias de escala significativas, quando é feita a opção certa pela modalidade mais adequada ao perfil de tráfego de dados da empresa.

Cloud computing e data center

Empresas que têm unidades de negócios em diversas localidades podem investir na aquisição de serviços de cloud computing (computação em nuvem) ou data center para reduzir os custos com a aquisição de infraestrutura de processamento de dados e tráfego de informações, proporcionando ganhos de desempenho.

Cada vez mais as equipes de TI estão sendo chamadas a galgarem mais um nível e sair do patamar puramente operacional de fazer as coisas acontecerem, para migrarem para o patamar degerenciamento, que faz as coisas acontecerem da forma mais produtiva, versátil e econômica possível. Para que isto se torne uma realidade, é preciso que estes profissionais se capacitem e adquiram conhecimentos e habilidades gerenciais.

A metodologia TEM – Telecom Expense Management – abre janelas para novas perspectivas de otimização de recursos e redução de custos, trazendo, em consequência, a alavancagem de produtividade e desempenho geral da empresa, com a melhoria dos resultados financeiros.

Agora que você já conhece a metodologia TEM, te convidamos a colocá-la em prática o quanto antes, e sugerimos que leia o nosso post sobre como Telecom pode impactar sua empresa!

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Resultados dos negócios da empresa

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